Animer un atelier de co-conception

Il s'agit d'un projet fictif. Notre client (SNCF/RATP) me mandate pour identifier la meilleure manière d'améliorer l'expérience du voyage en train pour ses utilisateurs.

Je ne pouvais pas commencer à vous présenter ce projet sans vous présenter nos participants.

Sans participants, il n'y pas de créativité et sans créativité, pas d'innovation.

Dans ce projet, la matière première provient essentiellement de leurs capacité à croire en eux, de lâcher prise pour libérer tout leur potentiel créatif.

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Le rôle de l'organisateur n'est pas de contrôler l'atelier mais de lui donner des ailes!

Contexte

L'atelier de créativité s'est déroulé en septembre 2020. La situation sanitaire a conditionné son organisation. Nous avons dû annuler les sessions à deux reprises car deux des participants initialement prévus ont été identifiés comme cas contact.
Ce n'est jamais facile de tout reprogrammer et de retrouver des participants volontaires, mais avec une grande motivation et du soutien nous avons finalement réussi a le mener à bien.

Organisation

Tout d'abord, le recrutement des participants. Nous avons fonctionné en mode "guérilla". Les personnes recrutées faisaient partie de mon entourage. Nous avons eu la chance d'avoir des profils hétérogènes aussi bien au niveau de leur nationalité que de leur catégorie socio-professionnelle, ce qui a été bénéfique pour la génération d'idées. En effet, plus le groupe possède des individus différents plus les axes de réflexion sont importants et plus le rebond créatif a des chances de performer.

Les participants ont reçu en amont une invitation engageante leur définissant le but de l'atelier. Il était important qu'ils aient connaissance de la problématique de travail et qu'ils aient conscience des objectifs sous-jacents de l'atelier. L'idée était de donner envie, d'initier une énergie positive tout en délimitant le cadre de travail.

Plan d'animation

Un gros travail de réflexion a été mené pour rédiger un plan d'animation. Je devais savoir où je souhaitais les emmener, ce que je souhaitais qu'ils pensent, fassent et ressentent. Enfin, idéalement, car nous le verrons par la suite, rien de ne se déroule comme prévu. Et même si "j'adore qu'un plan se déroule sans accroc", il a fallu que je m'adapte tout au long de l'atelier mais cela en valait la peine car je dois dire que j'ai été surpris au-delà de mes espérances.

J'ai défini une organisation en 5 étapes:
   - une initiation au Design thinking avec sa présentation;
   - la phase "Top départ" avec un coup d'envoi et un icebreaker;
   - la phase d'immersion avec le partage d'expérience des participants sur la problématique, la création de persona et de leur parcours voyageur, et enfin la définition d'une nouvelle problématique plus ciblée;
   - la phase d'idéation avec un warm up, de l'idéation libre et contrainte;
   - le vote et le retour sur l'expérience.

Contexte

A travers la présentation du Design thinking, j'ai voulu montrer que cette méthode ou idéologie était un moyen d'atteindre l'innovation, de réunir les conditions de la créativité et de la collaboration. L'intérêt était de faire comprendre aux participants que ce mode de pensée allait leur permettre de résoudre les problèmes en s'intéressant aux besoins et objectifs de nos utilisateurs.

En passant par les différentes étapes et en intégrant le bon état d'esprit, leur créativité allait être plus facilement libérée.

Présentation en vidéo                                                                              

La Phase d'idéation

Cette phase se compose de 3 étapes:

- Le Warm-up,

- l'idéation libre,

- l'idéation contrainte.
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Le Warm-up: Nous avons effectué deux activités d'entrainement qui ont été très bénéfiques pour le groupe. La première “Si j’avais des pouvoirs, je…” a forcé les participants à arrêter de penser, de s’autoévaluer et de juger leurs idées. Activité perçue comme ludique, celle-ci a initié les participants à l’improvisation créative. La deuxième, “Ceci n’est pas une casserole” a permis aux participants de penser en dehors du cadre établi en repoussant les limites de leur imagination. Ils ont également très bien compris l’intérêt du rebond créatif et devant leur réussite, la cohésion du groupe s’est encore renforcée.

L'idéation libre: Nous étions très en retard sur le timing, il a fallu accélérer cette phase d'idéation et nous recentrer sur la problématique de l'atelier. L'exercice a donc été chronométré. J'ai dû recadrer la production d'idées proposées pour qu'elle soient centrées sur nos utilisateurs cibles.
Le rebond créatif a été très bien réalisé. 4 groupes d’idées ont été ainsi développés autour de l’information, et du confort, de la sécurité et de la facilitation.

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L'idéation contrainte: J'ai voulu mettre en place une matrice morphologique pour développer des idées que les participants n'auraient pas trouvé sans. Mais cela a été un échec.

Le croisement des concepts n'a pas été bien compris. Je pense que le choix des catégories et des items n'a pas été bon de ma part par rapport à la problématique générale. Donc j'ai décidé d'arrêter cette idéation contrainte au bout de 3 minutes voyant que cela ne menait à rien et risquait d'être contre-productif. J'ai relancé les participants sur des échanges de groupe sur les idées produites dans la phase précédente.

Cela a été plutôt pertinent parce que nous avons pu développer, préciser des idées comme la dématérialisation des titres de transport ou encore l'intégration d'un système d'affichage lumineux interne et externe au train.

Le vote

Dernière étape de notre atelier. Nous sommes partis sur le vote de l'ensemble des idées produites, à savoir une belle trentaine.

Nous les avons regroupés et chaque participant a utilisé une fiche d'évaluation comprenant des critères comme la faisabilité, la simplicité, l'utilité ou encore la désirabilité. Ils ont sélectionné les trois idées principales qui, selon eux, répondaient au mieux à notre problématique.

Ce que l'on peut noter, c'est qu'il y a eu une certaine unanimité dans les idées sélectionnées à savoir:
- Développer un compteur de places restantes avec affichage lumineux à l’extérieur de chaque wagon, avec un système de chiffres verts ou de croix rouges quand le wagon est plein.
- Dématérialiser les titres de transports avec la création d’une base de données utilisable par les contrôleurs. (Ils sont même allés assez loin avec l'installation de caméra avec logiciel de reconnaissance faciale.)
- Installer des LED vertes et rouges au-dessus de chaque siège informant sur les places libres ou utilisées lorsque l'utilisateur rentre dans les wagons, un peu à la manière des parkings.